Politique de confidentialité & Conditions d'utilisation

Partie 1 — Politique de confidentialité

01Présentation

TheCallAgent exploite un site vitrine accessible au grand public (thecallagent.com) ainsi qu'une plateforme web (app.thecallagent.com) exclusivement destinée aux clients partenaires disposant d'un compte approuvé. Cette application n'est pas accessible au grand public.

La présente politique de confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons et protégeons vos données personnelles, que ce soit via le site vitrine ou la plateforme.

02Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur le site et la plateforme est :

CALL AGENT (SASU, RCS Bordeaux 989 047 691), exploitant la marque TheCallAgent
Représentée par Odilon Buisson, président
15 Rue de Saint-Hubert, 33370 Artigues-Près-Bordeaux, France
Email : odilon.buisson@thecallagent.com
Téléphone : 06 64 33 63 80

03Données collectées

3.1 Site vitrine — formulaire de contact

Nous collectons les données suivantes lorsque vous remplissez le formulaire de contact :

• Nom complet (obligatoire)
• Adresse email (obligatoire)
• Nom de l'entreprise (optionnel)
• Numéro de téléphone (optionnel)
• Message (obligatoire)
• Consentement : enregistrement de votre accord explicite via la case à cocher RGPD du formulaire

Ces données sont transmises de manière chiffrée (HTTPS) à notre serveur applicatif, hébergé par Railway, qui les transmet à notre équipe pour traitement.

3.2 Plateforme — usage client (app.thecallagent.com)

Dans le cadre de l'utilisation de la plateforme partenaires, nous collectons uniquement les données suivantes :

• Adresse e-mail : pour l'authentification et l'identification de votre compte.
• Données CRM : contacts et fiches clients synchronisées via vos configurations Airtable.
• Données d'appels : métadonnées d'appels entrants et sortants (durée, date, statut) synchronisées via vos configurations Retell et Airtable.
• Messages de conversation : échanges avec les assistants IA, stockés pour assurer la continuité de vos conversations.
• Documents générés : devis, factures et contrats créés via la plateforme.

Ce que nous ne collectons pas : TheCallAgent ne demande ni ne stocke les données de vos comptes Google (Calendar, Gmail, Drive) ou d'autres outils sensibles. Lorsque votre activité nécessite une connexion à vos outils, la solution est définie avec vous : c'est vous qui connectez vos propres comptes, directement depuis la plateforme, via le service d'intégration Composio (voir section 06).

3.3 Appels traités par l'agent vocal

Lorsque l'agent vocal répond aux appels ou appelle pour le compte de nos clients, il traite les données des personnes en ligne : numéro de téléphone, voix, contenu et transcription de la conversation. Pour ces traitements, notre client est responsable du traitement et TheCallAgent agit en qualité de sous-traitant (article 28 du RGPD), dans le cadre d'un contrat de sous-traitance conclu avec chaque client.

Conformément à l'article 50 du règlement européen sur l'intelligence artificielle (règlement (UE) 2024/1689), l'agent indique à la personne, dès le début de l'appel, qu'elle échange avec un système d'intelligence artificielle. Elle est également informée de l'éventuel enregistrement de la conversation, de sa finalité et de son droit de s'y opposer.

Les enregistrements de conversation sont conservés au maximum 6 mois, sauf durée différente convenue avec le client et justifiée par sa finalité. Les personnes appelées exercent leurs droits auprès de l'entreprise concernée ; TheCallAgent l'assiste pour y répondre.

04Finalités et base légale

Finalité	Base légale (RGPD art. 6)
Répondre à votre demande de contact ou de démonstration	Consentement (art. 6.1.a) + Intérêt légitime (art. 6.1.f)
Gestion de la relation commerciale	Intérêt légitime (art. 6.1.f)
Fourniture des services de la plateforme (CRM, appels, documents, IA)	Exécution du contrat (art. 6.1.b)
Gestion des comptes utilisateurs et intégrations tierces	Consentement (art. 6.1.a) + Intérêt légitime (art. 6.1.f)

05Utilisation des données (plateforme)

Vos données sont utilisées exclusivement pour :

• Gérer vos contacts et prospects dans le CRM intégré.
• Afficher et analyser vos appels entrants et sortants.
• Générer des documents comptables (devis, factures, contrats).
• Fournir des réponses personnalisées via nos assistants IA.
• Exécuter les actions sur les outils que vous avez vous-même connectés via Composio (créer un rendez-vous, envoyer un e-mail…), sans conservation des données concernées.
• Améliorer la qualité et la performance de la plateforme.

06Connexion de vos outils via Composio

La plateforme ne demande aucun accès direct à vos comptes Google (Calendar, Gmail, Drive) ni à d'autres services sensibles, et ne stocke aucun identifiant ou jeton d'accès associé. Lorsque votre configuration nécessite une connexion à vos outils, celle-ci est établie par vous-même, depuis app.thecallagent.com, via Composio, un service spécialisé dans la gestion sécurisée des connexions (OAuth 2.0) :

• C'est vous qui autorisez chaque connexion, service par service, depuis votre espace partenaire.
• Les jetons d'accès (tokens OAuth) sont gérés et stockés par Composio, jamais par TheCallAgent.
• Les données de vos outils ne font que transiter le temps d'exécuter l'action que vous avez demandée ; elles ne sont ni conservées, ni revendues, ni utilisées à des fins publicitaires ou d'entraînement de modèles d'IA.
• Vous pouvez révoquer chaque connexion à tout moment, depuis la plateforme ou depuis les paramètres du service concerné (par exemple votre compte Google).

La politique de confidentialité de Composio est consultable sur composio.dev.

07Applications et services tiers

Selon votre configuration, la plateforme peut se connecter aux services tiers suivants, toujours après votre consentement :

• Composio — Gestion sécurisée des connexions à vos outils (OAuth 2.0).
• Airtable — CRM et gestion des contacts.
• Retell AI — Gestion et analyse des appels téléphoniques.
• Twilio — Envoi de SMS.
• LinkedIn — Publication de posts professionnels.
• Anthropic (Claude) — Traitement par IA des requêtes conversationnelles.

Les données transmises à ces services sont strictement limitées à ce qui est nécessaire à l'exécution de la fonctionnalité demandée. Aucune donnée n'est partagée entre ces services sans votre action explicite.

08Destinataires des données

Vos données sont traitées exclusivement en interne par TheCallAgent. Elles ne sont ni revendues ni transmises à des tiers à des fins commerciales.

Nos sous-traitants techniques ont accès à vos données dans le cadre strict de leur mission :

• IONOS SE (Allemagne) : hébergement du site vitrine
• Railway (États-Unis) : hébergement du serveur applicatif qui reçoit le formulaire de contact
• n8n : automatisation des traitements internes (workflows)
• Supabase : base de données et authentification de la plateforme
• Retell AI (États-Unis) : assistant de discussion (chat) du site, chargé uniquement à votre demande, et gestion des appels de la plateforme
• Google LLC (États-Unis) : calendrier de réservation de démo, chargé uniquement à votre demande, et polices de caractères (Google Fonts)
• Composio (États-Unis) : gestion des connexions OAuth vers les outils que vous choisissez de relier à la plateforme
• Airtable (États-Unis) : CRM et gestion des contacts de la plateforme
• Twilio (États-Unis) : envoi de SMS
• Anthropic (États-Unis) : traitement par IA des requêtes conversationnelles de la plateforme

09Transferts hors Union européenne

Plusieurs de nos sous-traitants sont établis aux États-Unis (Railway, Retell AI, Google, Composio, Airtable, Twilio, Anthropic). Leur intervention peut impliquer un transfert de données hors de l'Union européenne. Selon le prestataire, ces transferts sont encadrés par la décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 (EU-US Data Privacy Framework), lorsque le prestataire y est certifié, ou par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

Pour toute information sur les garanties mises en place, contactez-nous à : odilon.buisson@thecallagent.com.

10Cookies et traceurs

Ce site ne dépose aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience. Aucun outil d'analyse (Google Analytics, pixel publicitaire, etc.) n'y est installé.

Deux services tiers susceptibles de déposer des traceurs ne sont chargés qu'après votre clic sur un bouton qui vous en informe :

• Chat Retell AI : assistant de discussion automatisé qui vous oriente vers la bonne offre.
• Google Calendar : calendrier de réservation de démo, sur la page contact.

Les polices de caractères du site sont chargées depuis Google Fonts : à cette occasion, votre navigateur transmet votre adresse IP à Google LLC.

La liste des traceurs, leur finalité, leur durée de vie et la manière de retirer votre consentement figurent dans notre politique de cookies.

11Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité appropriées, incluant :

• Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS).
• Authentification sécurisée via Supabase Auth.
• Politiques de sécurité au niveau des lignes (Row Level Security) sur toutes les tables de données.
• Stockage sécurisé des jetons d'accès et clés API.
• Isolation des données entre utilisateurs (architecture multi-tenant).
• Accès restreint aux seuls utilisateurs approuvés par un administrateur.

12Conservation des données

12.1 Site vitrine

Vos données sont conservées pendant 3 ans à compter du dernier contact, conformément aux recommandations de la CNIL pour la prospection commerciale B2B. À l'issue de ce délai, vos données sont supprimées de nos systèmes ou anonymisées.

12.2 Plateforme

Vos données sont conservées tant que votre compte est actif. En cas de suppression de compte, toutes les données associées (conversations, configurations, connexions, documents générés) sont supprimées dans un délai de 30 jours.

13Vos droits

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — Règlement UE 2016/679), vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles détenues par TheCallAgent.
• Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données, sous réserve d'obligations légales.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données fondé sur l'intérêt légitime.
• Droit au retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la licéité du traitement antérieur à ce retrait.
• Droit de révoquer chaque connexion à vos outils (établie via Composio) à tout moment, depuis la plateforme ou depuis le service concerné (par exemple votre compte Google).
• Droit de déconnecter toute intégration tierce depuis les paramètres de la plateforme.

Pour exercer ces droits, adressez votre demande à : odilon.buisson@thecallagent.com

Nous nous engageons à vous répondre dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande.

14Droit de réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas la réglementation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

CNIL — 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
Site : www.cnil.fr

15Mise à jour de cette politique

Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette politique de confidentialité à tout moment. En cas de modification substantielle, une mention sera affichée sur le site. La version applicable est celle disponible sur cette page, identifiée par sa date de mise à jour en en-tête.

Partie 2 — Conditions d'utilisation

Les conditions commerciales des offres par abonnement (prix, paiement, durée, résiliation, remboursement) et les conditions d'utilisation du site vitrine figurent dans nos conditions générales.

01Objet

Les présentes conditions d'utilisation régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme Call Agent, accessible à l'adresse app.thecallagent.com. En utilisant la plateforme, vous acceptez l'intégralité de ces conditions.

02Accès à la plateforme

L'accès à Call Agent est réservé aux utilisateurs disposant d'un compte approuvé par un administrateur. La plateforme n'est pas ouverte au grand public. Chaque compte est personnel et ne doit pas être partagé.

03Services proposés

La plateforme permet, selon les intégrations que l'utilisateur a lui-même connectées via Composio :

• Gestion d'un CRM (contacts, prospects) via Airtable.
• Envoi, lecture et gestion d'e-mails via Gmail.
• Gestion d'agenda via Google Calendar (création, modification, suppression d'événements).
• Stockage et partage de fichiers via Google Drive.
• Génération de documents comptables (devis, factures, contrats).
• Analyse et gestion d'appels téléphoniques via Retell AI.
• Envoi de SMS via Twilio.
• Publication de contenu sur LinkedIn.
• Recherche dans une base de connaissances interne (RAG).
• Interaction avec un assistant IA conversationnel.

04Responsabilités de l'utilisateur

L'utilisateur s'engage à :

• Utiliser la plateforme conformément à sa destination professionnelle.
• Ne pas utiliser la plateforme à des fins illicites, frauduleuses ou abusives.
• Vérifier le contenu généré par l'IA avant tout envoi (e-mails, SMS, documents, publications).
• Maintenir la confidentialité de ses identifiants de connexion.
• Ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité de la plateforme.
• Respecter les conditions d'utilisation des services tiers connectés (Google, Airtable, LinkedIn, etc.).

05Limites de responsabilité

Call Agent est fourni « en l'état ». Nous ne garantissons pas l'absence d'erreurs dans les réponses de l'IA, la disponibilité permanente des services tiers, ni l'exactitude des données synchronisées. L'utilisateur reste seul responsable des actions effectuées via la plateforme (envoi d'e-mails, création de documents, publication de contenu).

06Propriété intellectuelle

La plateforme Call Agent, son code, son interface et sa documentation sont la propriété de The Call Agent. Les contenus générés par l'utilisateur via la plateforme restent la propriété de l'utilisateur.

07Résiliation

L'accès à la plateforme peut être suspendu ou résilié par un administrateur en cas de non-respect des présentes conditions, ou à la demande de l'utilisateur. En cas de résiliation, les données de l'utilisateur seront supprimées conformément à la politique de confidentialité ci-dessus.

08Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier ces conditions d'utilisation et la politique de confidentialité. Toute modification sera publiée sur cette page avec une date de mise à jour actualisée.

09Droit applicable

Les présentes conditions sont régies par le droit français. Tout litige relatif à l'utilisation de la plateforme sera soumis à la juridiction compétente.

10Contact

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité ou aux conditions d'utilisation, veuillez nous contacter via le site thecallagent.com.